L' activité commerciale peut être perçue comme un ensemble des affaires, petites ou grandes, bréves ou longues, simples ou complexes, mais dont chacune a son début, son développement et sa fin.
Gérer informatiquement cette activité, c'est enregistrer le début de chaque affaire, suivre son développement, et l'achever par le constat qu'elle est soldée ou, à défaut, qu'elle est au moins terminée.
D'où le double rôle d'un logiciel de gestion commerciale : l'enregistreur d'événements et l'informateur sur l'état des affaires. Ici, nous allons voir comment le rôle d'enregistreur s'articule dans COMMAO®; le rôle d'informateur fait partie de l'Aide à la décision.
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La variété d'événements à enregistrer est grande : une vente au comptoir (payée immédiatement), une commande urgente auprès d'un fournisseur, une pro forma à envoyer à un prospect, une commande télécopiée par un client, un chèque arrivé par la poste, une livraison à expédier, etc.; la liste pourrait être longue.
La plupart des événements est gérée dans le cadre des Achats et des Ventes. On y enregistre les achats et les ventes au comptant (avec leurs paiements), les commandes fournisseurs et commandes clients (avec leurs acomptes), leurs réceptions et livraisons, les retours fournisseurs et les retours clients (avec leurs remboursements).
Certains paiements ne peuvent pas être enregistrés dans une transaction. Parfois, parce qu'ils ne concernent pas une seule mais plusieurs transactions (un chèque payant plusieurs factures). Parfois, parce qu'on n'a pas le temps d'identifier la transaction concernée, et pourtant, l'on veut que le titre de paiement soit enregistré au plus vite, et, par conséquent, mis dans le circuit qui le ménera vers le compte bancaire.
Ainsi, le titre se voit enregistré directement dans le Suivi de titres de paiement. Il y rencontre les autres titres, qui, après avoir été enregistrés dans des transactions, et contrôlés, sont envoyés au service chargé du Suivi de titres.
Suite aux commandes (émises et reçues), les marchandises sont réceptionnées (des fournisseurs) et livrées (aux clients). Ensuite, c'est le temps des factures. On les reçoit (des fournisseurs) et on les émet (aux clients). Ces deux étapes sont enregistrées dans le cadre des achats et des ventes, c'est-à-dire, là où se trouve l'information la plus complète sur les conditions des transactions.
Dès qu'une facture (reçue ou à émettre) est enregistrée, l'initiative est passée au service chargé du Suivi de factures.
L'un des objectifs visés par COMMAO®, est de laisser l'initiative d'action entre les mains des agents commerciaux aussi longtemps que leurs compétences et leurs relations privilégiées avec les fournisseurs et les clients, peuvent avoir d'importance pour la conduite d'une affaire.
A titre d'exemple, dans COMMAO®, l'émission d'une facture est si simple et si ergonomique, qu'un agent commercial peut le faire sans avoir le sentiment de perdre son temps pour la paperasserie. Cela peut être particulièrement appréciable s'il s'agit de la facturation partielle d'une commande accompagnée de conditions particulières. Imaginons que la commande prévoit une remise globale mais seulement pour la totalité de la commande, et elle a été prise avec un acompte qui doit jouer le rôle de garantie jusquà la dernière facturation partielle. Seul, l'agent commercial menant cette affaire peut habilement décider quelles parties de la remise globale et de l'acompte, doivent être incluses dans la facture qu'on est en train d'émettre. Il connait le client et il sait le mieux ce qui était convenu (et pas toujours écrit). Cela peut ne pas être le cas du service comptable qui, le plus souvent, s'occupe de l'émission des factures.

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Dernière mise à jour le 6 janvier 2016